Emilie MANCHETTE,technicien prestations pôle établissements CPAM de la Somme,
Gaël COUTURIER,
responsable adjoint de département CNAM
Quels sont les bénéfices de la dématérialisation des échanges via SCOR-CP ?
La dématérialisation des échanges via SCOR-CP (SCannérisation des ORdonnances pour les cliniques privées) est bénéfique aux CPAM et aux établissements de santé. La dématérialisation fiabilise et sécurise les échanges. Le flux SCOR élimine tout risque de perte lors de l’envoi des pièces justificatives.
Les bénéfices sur l’environnement sont notoires puisque SCOR supprime l’impression et le transport des pièces justificatives. De même, le temps alloué à l’impression, l’organisation, l’affranchissement et l’expédition des pièces justificatives est significativement réduit. Lors de contrôles, l’établissement adresse à la CPAM via une messagerie sécurisée, les pièces justificatives demandées.
Un dernier argument concerne le stockage. Avec SCOR, les établissements ont la possibilité de conserver les pièces justificatives sous format électronique. La CPAM de la Somme souligne que le dispositif permet de gagner en fiabilité et en efficience : plus de manipulation de papier, gain en espace de stockage.
Comment s’organise la mise en œuvre du système SCOR-CP ?
Entre la mise en place de SCOR-CP auprès des premiers établissements pilotes et la période actuelle, la situation a évolué. La majorité des éditeurs sont agréés par le Centre national de dépôt et d’agrément (CNDA), et la plupart des établissements sont prêts à basculer vers la dématérialisation. Aujourd’hui, sur 49 établissements gérés par la CPAM de la Somme, 42 sont éligibles au flux SCOR et 34 ont déjà franchi le pas. La notion d’établissement pilote se résume désormais à l’arrivée d’un nouvel éditeur agréé.
Dès qu’un éditeur est nouvellement certifié, la CPAM de la Somme adresse aux établissements correspondants le protocole d’accord, la liste des pièces justificatives à conserver et une description de la mise en œuvre et les invitent à se rapprocher de leur éditeur afin de s’assurer qu’il possède la version logiciel compatible SCOR.
Suite à ces démarches, un lot test comportant un volume réduit de factures, peut être transmis à la CPAM. Si le test s’avère positif, une période de contrôle de 90 jours s’enclenche. Le passage au flux SCOR est alors une réalité. Depuis le passage du 1er établissement en 2020, aucune difficulté majeure n’a été rencontrée lors du passage au flux SCOR.
Quels sont les points de vigilance ?
Il est important d’accompagner les établissements lors de cette transition. Nous observons que l’attribution d’un unique interlocuteur à la CPAM pour toutes les questions relatives à SCOR rassure et facilite les échanges. De même, pour la CPAM, avoir une personne chargée du dossier au sein de l’établissement facilite le suivi. Dans un souci de fluidité de la communication, à l’issue des 90 jours de tests, la CPAM de la Somme adresse un compte rendu explicite à l’établissement.
Les aspects techniques s’avèrent parfois complexes à appréhender par les personnes chargées de la facturation. Même si, dans la mesure du possible, nous répondons aux questions, dans certains cas seul l’éditeur est à même de répondre.
Dans les services facturation, la distinction entre l’ARL de flux B2 et de flux SCOR prête parfois à confusion. La norme B2 concerne la transmission d’une facture dans un flux électronique qui est doublée de l’envoi sur support papier de la facture « cerfatisée » à l’Assurance maladie. Le flux SCOR n’exige pas l’envoi de la facture sous format papier. Cette distinction est explicitée dans le protocole d’accord initial, cependant il est nécessaire de la rappeler.
Le système flux SCOR exige que la mention mandat soit apposée au bordereau S3404 télétransmis. La délégation de signature pour le numérique qui sera exigée lors de contrôles doit être explicite et tenue à disposition. La dématérialisation offre l’opportunité de passer d’un support papier à un support électronique mais elle ne remet pas en question la réglementation ni le principe de la signature d’un document papier par délégation.
Mélanie BOURRIOUX,responsable facturation
Quelles sont les clefs du succès pour le passage à la dématérialisation du bordereau S3404 via SCOR-CP ?
La communication et un travail collaboratif sont les clefs du succès. Chez Pauchet Santé, lorsque nous avons obtenu l’autorisation de basculer sur SCOR-CP, nous avons travaillé avec les médecins libéraux pour obtenir la délégation de signature, les membres du service informatique de l’établissement, l’éditeur du logiciel puis la CPAM. Certes, il y a un rodage avec l’envoi du premier lot. Il faut vérifier qu’il ne manque pas d’information, que l’ensemble des pièces sont signées, que l’envoi et la réception des documents se font correctement. Il faut travailler en amont avec les différents interlocuteurs et demeurer vigilant à la date de démarrage.
Pauchet Santé a dû faire preuve de pédagogie auprès des professionnels libéraux afin de les rassurer sur les modalités de la délégation de signature. Cependant nous sommes tous solidaires et bénéficiaires de la dématérialisation.
Quels sont les gains du passage au flux SCOR-CP ?
Nous gagnons du temps à dématérialiser les échanges. La facturation est plus rapide, de fait le retour de trésorerie l’est aussi : cinq jours entre l’envoi et le règlement de l’acompte de 85 %, et trois jours supplémentaires en moyenne pour le règlement final. Soit en moyenne 8 jours pour un règlement en totalité d’un dossier, versus plusieurs semaines lors d’un envoi au format papier.
Pauchet Santé ayant opté pour un archivage numérique, nous réalisons un gain de temps et d’espace. La dématérialisation SCOR-CP permet une réduction des coûts d’impression, d’envoi postal et de main d’œuvre. La signature électronique optimise le processus, il n’est plus nécessaire d’obtenir de chaque professionnel la signature du bordereau S3404.
La traçabilité et la conservation des dossiers sont optimisées car informatisées. De plus, nous progressons dans notre démarche RSE en réduisant notre consommation de papier.
Le système fonctionne parfaitement. La communication avec la CPAM est fluide. Dès qu’un lot n’est pas passé, nous sommes immédiatement informés. Le suivi assuré par la CPAM évite les rejets. À chacune de nos questions, une réponse est apportée dans la journée par la CPAM ou l’éditeur.
Quelles seraient les pistes d’amélioration ?
Sur notre territoire, il serait nécessaire de réaliser un travail d’information auprès des praticiens libéraux qui craignent de perdre le contrôle de la facturation. Ils ont besoin de savoir que les échanges sont sécurisés et contrôlés.